Apps zum Scannen von Kontaktinformationen
Visitenkarten-Scanner sind kein großer technischer Wurf mehr, aber praktisch: Sie erfassen die Kontaktdaten und übertragen sie direkt ins CRM. Die meisten Leaderfassungs-Apps können deutlich mehr.
Whitepaper
In 7 Schritten zur passenden Leaderfassungs-App
Wie Sie die Leaderfassung in Ihrem Vertrieb digitalisieren: vom Bedarf über die passende App bis zur Einführung pünktlich zur Leitmesse.
Executive Summary
Das Wichtigste in Kürze.
Wie führen Sie in Ihrem Vertrieb eine Leaderfassungs-App ein, welche Varianten gibt es und wie finden Sie unter den vielen Anbietern den richtigen?
Zwei Vorgehensweisen bieten sich an:
- Sie starten direkt mit der Recherche im Internet oder fragen andere Unternehmen, für welche Lösung sie sich entschieden haben.
- Sie stellen Ihren eigenen Bedarf in den Mittelpunkt und beginnen die Suche mit klar definierten Anforderungen.
Beim ersten Weg droht viel Zeit und Energie in den Test eines Anbieters zu fließen, der sich am Ende als ungeeignet erweist – oder man legt sich überstürzt auf dessen Lösung fest. Der zweite Weg minimiert dieses Risiko. Im Mittelpunkt stehen sieben Schritte: Rahmenbedingungen definieren, Bedarf analysieren, Einsatzgebiet festlegen, Funktionen definieren, digitalen Prozess erarbeiten, „Big Picture“ entwickeln und das passende Tool aussuchen.
Den größten Erfolg hat die Einführung, wenn der Vertrieb die neue Lösung annimmt: Je einfacher und funktionaler die App, desto besser. Planen Sie die Einführung in klaren Schritten, damit die App zu Ihrer wichtigsten Fachmesse sicher läuft.
Gründe
Warum eine Leaderfassungs-App?
Die Digitalisierung im B2B-Vertrieb ist ein unumkehrbarer Trend – und gerade bei der Leaderfassung gibt es noch viel Verbesserungspotenzial.
- 01
Effizienter Vertrieb
Die App spart viele Arbeitsschritte, vereinheitlicht die Datenerfassung, vereinfacht die Übertragung und bringt Vertrieb und Marketing näher zusammen.
- 02
Starker Auftritt
Ein Tablet mit einer App im Firmendesign macht bei Kunden und auf Messen einen besseren Eindruck als Zettelwirtschaft und Klemmbretter.
- 03
Mehr Abschlüsse
Die Daten landen ohne Verzögerung im CRM. Innendienst und Vertrieb fassen schneller nach – und erhöhen so die Chance auf den Auftrag.
Wer sich zuerst meldet, gewinnt.
50 % der Kunden entscheiden sich für den Anbieter, der sich zuerst bei ihnen meldet. Nach dem ersten Kontakt auf der Messe kommt es deshalb vor allem auf eine schnelle und professionelle Kunden- und Angebotsnachverfolgung an.
Eine Leaderfassungs-App überträgt die Gesprächsdaten direkt ins CRM – Ihr Team kann noch am selben Tag mit der Nachbearbeitung beginnen.
Auswahl
7 Schritte zur passenden App.
Es gibt viele Anbieter, und ohne Vorbereitung ist die Unterscheidung komplex. Erfassen Sie deshalb zuerst genau, was Sie brauchen – und gehen Sie erst dann auf Anbietersuche.
- Schritt 1
Rahmenbedingungen definieren
Klären Sie die IT- und Digitalisierungsstrategie Ihres Unternehmens, Vorgaben zur IT-Infrastruktur (z. B. CRM, Marketing Automation), Datensicherheit und regionale Vorgaben. Listen Sie alle aktuell genutzten Tools und Geräte auf (z. B. iOS, Android): Lassen sich einige durch die App ersetzen, und haben die übrigen passende Schnittstellen?
- Schritt 2
Bedarf analysieren
Im Mittelpunkt stehen vier Fragen – und nicht nur der Außendienst: Auch After Sales, HR und Marketing können von der Lösung profitieren.
- Wer soll mit der Lösung arbeiten?
- Wo erfolgt die Leaderfassung?
- Welche Informationen sollen wozu erfasst werden?
- Wie werden die erfassten Leads weiterbearbeitet?
- Schritt 3
Einsatzgebiet festlegen
Professionelle Apps lassen sich auf Fach- und Personalmessen, Events und beim Kundenbesuch einsetzen. Flexible Lösungen eignen sich auch für digitale Kundengespräche per Videokonferenz (z. B. Zoom, MS Teams), digitale Messen und den Kundenservice.
- Schritt 4
Benötigte Funktionen definieren
Leiten Sie die Funktionen aus der bisherigen Arbeitsweise Ihrer Anwendergruppen ab und klären Sie:
- Soll die App auch offline funktionieren? Das Netz auf Messen ist oft schwach.
- Wird ein integrierter Visitenkarten-Scanner benötigt?
- Soll sich die App an Ihr Corporate Design anpassen lassen?
- Brauchen Sie Zusatzfunktionen wie Sprachnotizen, einen „Notfallknopf“ für aussichtslose Gespräche oder die Bestellung von Verpflegung?
- Ändern sich die Anforderungen bald, etwa durch mehr Messen, ein neues Angebot oder einen neuen Tech-Stack?
- Schritt 5
Digitalen Prozess erarbeiten
Wo laufen noch analoge Prozesse, die sich digital verbessern oder ersetzen lassen? Wo wurde zwar digitalisiert, aber mit zu vielen inkompatiblen Tools? Achten Sie besonders auf Messe- und Vertriebsprozesse, die Anbindung von Drittsystemen und Automatisierung. Skizzieren Sie den Optimalfall und halten Sie die Prozesse so schlank wie möglich.
- Schritt 6
„Big Picture“ entwickeln
Ein „Big Picture“ macht Anforderungen, mögliche Probleme und den Projektumfang für alle Abteilungen sichtbar. So verstehen Technik, Vertrieb und Marketing, welche Vorteile die App bringt und welche Workflows sich ändern. Definieren Sie den Gesamtprozess samt Einbindung ins Leadmanagement und planen Sie davon ausgehend Umsetzung und Kosten-Nutzen-Rechnung.
- Schritt 7
Passendes Tool aussuchen
Mit Ihrem Anforderungskatalog scheiden viele Anbieter schnell aus. Die meisten bieten eine Online-Demo der wichtigsten Funktionen. Sagt Ihnen eine zu, prüfen Sie die Referenzen und nehmen Sie Kontakt auf – ein guter Anbieter stellt Ihnen eine Präsentation oder Demo-Version zum unverbindlichen Testen bereit.
App-Arten
Diese Arten von Apps gibt es.
Von der einfachen Scanner-App bis zur Lösung, die online wie offline arbeitet: Die Varianten unterscheiden sich vor allem in Flexibilität und Netzabhängigkeit.
CRM und mobiles CRM
Das CRM ist oft die zentrale Stelle für Kundendaten, Bestandskundenpflege und Angebotsnachverfolgung; mobil lässt es sich auch unterwegs nutzen. Die Bedienung ist allerdings meist kompliziert, die technischen Anforderungen sind hoch und es braucht eine permanente Internetverbindung – auf Messen keine Selbstverständlichkeit.
Webbasierte Lösungen
Auch hier ist eine stabile Internetverbindung das A und O. Die umfangreichen, aber komplexen Programme laufen am besten auf dem Laptop – das schränkt die Flexibilität auf Messen deutlich ein.
Progressive Web Apps
Ein Mix aus App und responsiver Website und damit flexibler als rein webbasierte Lösungen – auf dem Markt allerdings deutlich seltener zu finden.
Apps auf iOS- und Android-Basis
Die am stärksten verbreitete Variante: Viele lassen sich direkt mit dem CRM verbinden und arbeiten online wie offline. Sie laufen auf Smartphone und Tablet – eine enorme Erleichterung auf Messen und im Verkaufsgespräch. Fällt das Netz aus, werden die Daten auf dem Gerät gespeichert und später hochgeladen.
Digitale Leaderfassung
Lösung finden.
Wir begleiten Sie zur passenden Leaderfassung.
Ob eigene App oder fertige Lösung: Wir klären mit Ihnen Bedarf und Prozesse und zeigen, wie digitale Leaderfassung bei uns aussieht.
Rückruf vereinbarenDigitale Leaderfassung ansehenVeränderung
Marketing und Vertrieb rücken zusammen.
Digitalisierung heißt nicht, analoge Prozesse eins zu eins zu übertragen: Handarbeit fällt weg, Prozesse werden kürzer, Workflows ändern sich. Eine Leaderfassungs-App beschleunigt dabei eine Entwicklung, die in vielen Unternehmen ohnehin läuft – die engere Verknüpfung von Marketing und Vertrieb.
Ein Beispiel: Der Außendienst führt das Kundengespräch und erfasst den Lead, das Marketing bearbeitet die Daten, und zur Angebotserstellung landet der Lead wieder beim Vertrieb. Damit das schnell und ressourcenschonend klappt, muss die Zusammenarbeit reibungslos funktionieren – bei der Neukundengewinnung zählt jeder Vorsprung vor der Konkurrenz.
Weil sich Verantwortlichkeiten und lange etablierte Abläufe ändern können, braucht die Einführung Fingerspitzengefühl im Change-Management. Entscheiden Sie sich aus Überzeugung für eine App und übertragen Sie diese Überzeugung auf Ihr Team.
Kosten-Nutzen
Kosten und Nutzen gegenüberstellen.
Welche App sich für Sie lohnt, zeigt eine Kosten-Nutzen-Rechnung. Diese Punkte helfen, alle Kosten und Einsparungen zu erfassen.
Kosten ermitteln
Grundsätzlich gibt es zwei Preismodelle: die einmalige Abrechnung als Gesamtprojekt oder ein Miet- bzw. Abo-Modell mit monatlichen Kosten oder Abrechnung pro Einsatz. Bei Mietmodellen bestimmen mehrere Faktoren die Gesamtkosten:
- Grundpreis bzw. Einrichtungskosten
- Preisstufen je nach Einsatzhäufigkeit, Datenmenge, Anzahl erfasster Leads oder Messegröße
- Anzahl der User-Lizenzen
- Servicegebühren und mögliche Zusatzkosten für den Kundensupport
Dazu kommen Schulungen und Leasing oder Kauf von Geräten wie Tablets. Achten Sie bei Abos auf Laufzeit und Kündigungsfristen – und klären Sie auch bei einmaliger Abrechnung, wie lange Updates und Support enthalten sind.
Ersparnisse kalkulieren
Auf Messen entfällt der zusätzliche Arbeitsplatz für die Leaderfassung, ebenso das Personal für Erfassung und Übertragung der Messeberichte und eigene Visitenkarten-Scanner, wenn die App diese Funktion mitbringt.
Das größte Potenzial liegt in Übertragung und Aufbereitung der Daten: Medienbrüche, das Abtippen handschriftlicher Notizen, Kopieren von Messeberichten, Nachfragen per Mail und Telefon – diese oft unterschätzten Arbeitsstunden entfallen, weil die Leads direkt im CRM landen. Und Reportings werden mit einheitlichen Daten einfacher und aussagekräftiger.
Kein klares Ergebnis?
Dann helfen zwei Fragen: Können Sie die Software auch Ihren Partnern zur Verfügung stellen und so weitere Kosten sparen? Und eignet sich die App auch für einfache Kundenbesuche, wo sie ebenfalls Zeit spart?
Roadmap
Ihre Roadmap zur eigenen App.
Gemeinsam mit allen Beteiligten entsteht eine App, die zu Ihren Prozessen passt – und zur Leitmesse startklar ist.
- Schritt 1
Workshop mit allen Abteilungen
Rahmenbedingungen festlegen und gemeinsam einen Anforderungskatalog erstellen.
- Schritt 2
Umsetzung und erster Test
Der Anbieter stellt die App nach wenigen Wochen bereit. Der Projektverantwortliche – meist aus dem Marketing – testet sie als Erster.
- Schritt 3
Pilotgruppe im Vertrieb
Fällt der Test positiv aus, kommen zwei oder drei Vertriebsmitarbeiter dazu. So entsteht früh eine ausführliche Feedback-Schleife.
- Schritt 4
Alle Anwender einbeziehen
Alle, die die App auf der Messe nutzen, werden eingebunden – mit Testkunden, Online-Demo und oft einem interaktiven Tutorial. Je konkreter der Anwendungsfall, desto wertvoller das Feedback; manche Anbieter simulieren den Einsatz in einem Messetraining.
- Schritt 5
Generalprobe und Leitmesse
Viele setzen die App zuerst auf einer kleineren Messe ein. Danach geht es zur Leitmesse – und die Software ist fest in alle Workflows integriert.
Checkliste
Ihre Checkliste zum Abhaken.
Im PDF finden Sie die Checkliste mit Spalten für Verantwortliche, Deadline und Status.
- Erste Informationen eingeholt
- Bedarf definiert
- Stakeholder abgeholt
- Anforderungen festgelegt
- Big Picture entwickelt
- Passende Anbieter recherchiert
- Kosten-Nutzen-Rechnung erstellt
- Test vereinbart bzw. Demo angefordert
- Mitarbeiter geschult
- Neue Workflows definiert
- Termin der Leitmesse festgelegt
Fazit
So gelingt die Einführung.
Am Anfang steht die Bedarfsanalyse: Je präziser Sie festlegen, was Ihr Unternehmen braucht, desto leichter finden Sie den passenden Anbieter – ob mit einmaliger Abrechnung oder im Abo-Modell.
Ein klarer Fahrplan mit wenigen Schritten sorgt dafür, dass Sie pünktlich zur wichtigsten Messe startklar sind. Beziehen Sie nach und nach mehr Mitarbeiter ein und holen Sie regelmäßig Feedback ein, das Sie mit dem Anbieter besprechen.
Je stärker die App Zusammenarbeit und gewachsene Prozesse zwischen Marketing und Vertrieb verändert, desto mehr Fingerspitzengefühl braucht das Change-Management. Am Ende bedeutet sie für alle deutlich weniger Kleinarbeit – und stößt deshalb schnell auf Zuspruch.
Ansprechpartner
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Jan Odzga
Teamleitung Softwareentwicklung
Verantwortet Konzept und Umsetzung Ihrer Web- und App-Lösung – von der Analyse bis zum Go-Live.
Julian Fetz
Projektleitung IT-Services
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